- Dans les établissements de moins de 50 salariés la rédaction d’un procès-verbal est facultative, sauf convention ou usage contraire (§115 Francis Lefebvre). Un compte-rendu de réunion sera déposé dans un registre spécial. C’est une synthèse de la réunion avec la date, le nom des participants, l’objet, le résumé des échanges. Ce compte-rendu n’a pas de valeur juridique.
- Dans les établissements de plus de 50 salariés le procès-verbal (ou PV) est un document officiel qui vient acter les échanges verbaux tenus et dresser un constat. Il est rédigé obligatoirement par le secrétaire du CSE.
- Le PV revêt aussi une utilité particulière pour démontrer que l’employeur a ou n’a pas respecté ses obligations en matière d’information-consultation du CSE.
- Le ou la secrétaire du CSE a le droit d’enregistrer la séance. C’est une grande aide pour elle. Une fois que le procès-verbal de séance est accepté par vote à la réunion suivante, elle détruit cet enregistrement. Cela évite les contestations puisque l’enregistrement peut être consulté en cas de désaccord.
- Rappel : il faut obtenir l’accord de la majorité des élus titulaires du CSE afin d’enregistrer. La Direction n’a pas le droit de refuser l’enregistrement des réunions. En effet, l’article D2315-27 du Code du travail dispose que « l’employeur ou la délégation du personnel du Comité social et économique peuvent décider du recours à l’enregistrement ou à la sténographie des séances. »
- Le procès-verbal veillera cependant à être assez concis: il a pour but de retranscrire l’essentiel ainsi que l’esprit de ce qui a été dit.
- Si le secrétaire est absent ou malade, on choisit le secrétaire adjoint. S’il n’y a pas de secrétaire adjoint, on peut élire en début de séance un secrétaire de séance qui sera chargé du PV du jour et de préparer l’ordre du jour de la prochaine réunion du CSE.
- Rappel : Le règlement intérieur n’est pas obligatoire mais c’est un document qui peut aider le CSE dans beaucoup de situations. Il est en général adopté lors de la première réunion du CSE. Il en existe des modèles qui aident les élus dans son élaboration. (§280 à 285 Francis Lefebvre)
- Le chef d’établissement ne doit jamais interférer dans l’élaboration du PV de séance. Ce serait un délit d’entrave.
- Le projet de procès-verbal est envoyé aux élus et au chef d’établissement par mail. Les élus absents lors de la réunion n’ont pas à émettre d’avis. En l’absence de réponse le procès-verbal est considéré comme accepté. En cas de désaccord des ajustements peuvent être envisagés.
- Ce PV sera soumis à validation par le vote des membres du CSE, lors de la prochaine réunion de celui-ci. S’il y a encore des désaccords alors le PV est retravaillé jusqu’à ce que l’on arrive à un compromis acceptable. Pour ne pas allonger la réunion les points litigieux sont observés et la secrétaire propose de les retravailler hors de la séance afin que l’ordre du jour soit respecté.
- Le PV une fois validé, doit être publié. Son mode de diffusion est normalement encadré par le règlement intérieur.
- Si des informations très spécifiques ont un caractère confidentiel, elles devront être supprimées du PV et 2 versions du PV seront validés.
- Attention: les élus ne peuvent transmettre, même oralement, des informations de la réunion tant que le PV n’a pas été validé à la réunion suivante. S’ils le font ils doivent le faire sous réserve de la validation du PV.
